Die Einrichtung des Online Check-ins dauert nur wenige Minuten und besteht aus drei Schritten:
1. Konfigurieren des Seiten-Layouts
Unter Einstellungen > Vorlagen > Online Check-in können Sie die Seite für den Online Check-in anpassen.
2. Anlegen einer Email-Vorlage für die Einladung zum Online Check-in
Legen Sie unter Einstellungen > Email-Einstellungen > Email-Vorlagen eine Vorlage an.
TIP: Kopieren Sie einfach eine bereits bestehende Vorlage (z. B. die Vorlage zum Rechnungsversand) und passen Sie den Text nach Ihren Wünschen an.
Nachdem Sie Ihren gewünschten Text eingepflegt haben, ziehen Sie den vorkonfigurierten Button “Self Check-in Button” in die Vorlage (zum Ende des Text-Blocks):
Durch einen anschließenden Klick auf den Button öffnet sich der Sidebar zur Bearbeitung des Buttons. Klicken Sie dort auf das “A”-Icon um zur Bearbeitung des Buttons zu gelangen:
Passen Sie die Beschriftung (mehrsprachig) des Buttons, die Schriftgröße, Farbe und Anordnung des Buttons nach Ihren Wünschen an. Die Funktion des Buttons is fest codiert.
Sobald Sie fertig sind speichern Sie die Vorlage durch Klick auf das Disketten-Icon oben rechts und “aktualisieren” oben rechts auf der Seite.
TIP: Bei Onlinebuchungen über Buchungsportale erhalten Sie von manchen Portalen pseudonymisierte Emailadressen (z. B. abc.987@guest.booking.com). Wenn Sie den Online Check-in an diese Adressen senden werden Buttons in der Regel ausgefiltert, reine links werden jedoch weitergeleitet. Platzieren Sie unter dem Button einfach einen alternativen link:
Der Platzhalter {selfcheckin_url} wird beim senden der Email automatisch vom System mit dem personalisierten Link für die Buchung ersetzt.
TIP 2 wenn Sie im Footer der Vorlage den Platzhalter {user_name} verwenden ersetzen Sie den Platzhalter bitte z. B. durch “Ihr Team vom”. Da die Vorlage automatisch vom System und nicht von einem Benutzer versendet wird würde sonst der Platzhalter {user_name} beim Versand durch “Automailer” ersetzt.
3. Anlegen eines Automail-plans zum Versenden der Einladung zum Online Check-in
Legen Sie unter Einstellungen > Email-Einstellungen > Automailer einen Plan an, wann die Einladung zum Online Check-in versendet werden soll. Klicken Sie auf “Neuen Plan erstellen”. Wir empfehlen die folgenden Einstellungen:
Referenz Zeitpunkt: Vor Anreise
Tage: 1
Zeit: 18:00
Vorlage: (wählen Sie hier Ihre Vorlage aus Punkt 2 aus)
Senden wenn.... ON
Aktiv: ON
Mit den empfohlenen Einstellungen wird die Einladung 1 Tag vor Anreise um18:00 versendet.
Bitte beachten Sie, das der Online Check-in frühestens 7 Tage vor Anreise durchgeführt werden kann.
TIP: der Versand kann für jede Reservierung in der Reservierungsansicht bei Bedarf jederzeit deaktiviert werden:
4. Einpflegen der URL zu Ihrem Impressum und Ihrer Datenschutzerklärung
Gemäß der aktuellen gesetzlichen Bestimmungen ist es notwendig auf allen Webseiten - so auch beim Online Check-in - einen Link zu Ihrem Impressum sowie zu Ihrer Datenschutzerklärung anzubringen.
Sie können die URL´s zu Ihrem Impressum und der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite unter Einstellungen > Gäste > Datenschutz-Einstellungen einpflegen:
Sobald die beiden URL´s eingepflegt wurden erscheinen die Links im unteren Bereich der Sidebar des Online Check-in’s:
